בעסקים רבים קיימת תחושה של חוסר סדר ואפילו בלאגן, החל מהרמה הפיננסית ועד להתנהלות השוטפת. מטבע הדברים, למצב עניינים זה יש השפעה על מידת הרווחיות ועל מיצוי הפוטנציאל הכלכלי, וכן על ההרגשה הכללית של עובדי העסק והעומס המוטל על כתפי הבעלים. יחד עם זאת, ראוי לזכור שלא מדובר בגזירת גורל ושבהחלט ניתן להעלות את העסק על פסים ברורים, מקצועיים ונכונים יותר של התנהלות בכל ההיבטים. לשם כך חשוב להסתייע ביועץ עסקי מיומן.
למה יש בלאגן בעסק?
כדי להבין איך לסדר את הבלאגן בעסק צריך להבין היטב מהיכן הוא נובע. לעיתים נקודות הכשל העיקריות ברורות למדי לבעל העסק אך במקרים רבים הן חומקות ממנו בחלקן או ברובן. למעשה, סביר להניח שאחת הסיבות לבלאגן היא שהמנהל נדרש לאלף ואחת משימות שוטפות לאורך היום, מה שלא מאפשר לו להתעכב, לבחון ולהתחיל לארגן בצורה טובה ונכונה יותר את ההיבטים השונים הטעונים שיפור. יתר על כן, לאורך השנים הולכות ומתקבעות גישות ודרכי עבודה, כעין "טייס אוטומאטי" שמסייע להמשיך הלאה, אך הוא אינו בהכרח יעיל או מאורגן מספיק. בנוסף לכך, לעיתים קרובות הבעלים עצמם אינם בעלי הבנה מספקת בתחום הדורש סידור ושיפור, בין אם מדובר בנושאים כלכליים ובין אם בכישורי ניהול שצריך לשפר. לכן, גם אם ניסיונות לסדר תחום כזה או אחר בעסק, הדבר אינו מחזיק לאורך זמן ולא נוצר בסיס איתן להתנהלות מאורגנת ואפקטיבית לטווח ארוך.
אלו הם כמובן גורמים בסיסיים שיכולים לעמוד מאחורי הבלאגן בעסק, אך הביטוי שלהם יכול לבוא לידי ביטוי בקשת רחבה של תחומים, החל בחוסר פיקוח על ההוצאות, תמחור שאינו נכון, חוסר אפקטיביות של העובדים, שימוש לא נכון באפיקי פרסום ושיווק, בעיה בגביה, תזרים מזומנים שלא מנוהל היטב והרשימה ארוכה. לכן, חשוב לפנות אל יועץ עסקי מיומן ורציני, שיבצע בדיקה מעמיקה של מה שקורה בעסק על כלל ההיבטים שלו – החל מהדוחות של רואה החשבון ועד לתפקידים והמשרות של העובדים. לאור ניסיונו של היועץ העסקי ולאחר הבדיקה שהוא יבצע, ניתן יהיה להתקדם הלאה לארגון הבלאגן בעסק. מדובר בתהליך סדור הנותן לבעלים תמונה מקיפה ומהימנה, מעניק תובנות והמלצות ישימות ליצירת סדר והתנהלות נכונה, ומשאיר אותם עם כלים שעוד ישרתו אותם לתקופה ארוכה ולמעשה לכל אורך חיי העסק.
אז איך מסדרים את הבלאגן?
כפי שאמרנו, יכולים להיות ביטויים רבים של בלאגן בעסק והם משתנים ממקרה למקרה. לא נוכל לסקור את כל המצבים במאמר אחד, אולם נביא להלן כמה דוגמאות בולטות של סיבות לבלאגן ושל הפתרונות להן, כאלה שיכול ללמד יועץ עסקי מנוסה.
חוסר סדר פיננסי
בחלק עצום מהעסקים יש בלאגן פיננסי כאשר בעל העסק לא יודע בדיוק כמה הוא מרוויח בשורה התחתונה, מהם המוצרים היותר רווחיים והפחות רווחיים שלו, מהו התקציב העומד לרשותו לכל מרכיב ופרויקט, מה קורה עם החזרי הלוואות, כמה חייבים הלקוחות וכן הלאה. לכן, אחד הנושאים החשובים ביותר שאותם בוחן יועץ עסקי, הוא הפן הפיננסי בכללותו, תוך שהוא נעזר בדוחות הכלכליים של העסק ובמגוון בדיקות. חשוב לציין שבעיה מרכזית בעסקים רבים הינה הסתמכות יתר על הדוחות של רואה החשבון, שלמעשה אינם מראים את תמונה השלמה ולכן יוצרים אי הבנות לגבי הרווחיות האמיתית של העסק. הדבר ניכר, למשל, בחוסר התאמה בין ציפיות הרווח לבין מה שקורה בבנק, בבעיות תזרים גם בעסק שלכאורה מרוויח יפה על הנייר, ובקבלת החלטות לא נכונות ולא מאוזנות ברמה הכלכלית.
היועץ העסקי אינו רק בודק את הפן הפיננסי של העסק אלא גם מוציא תחת ידיו דוחות כלכליים חדשים, ברורים ומובנים. לא מדובר בעוד דוח רווח והפסד שהינו זהה לזה של רואה החשבון של העסק, אלא בדוחות שמתייחסים לכלל המרכיבים בהכנסות ובהוצאות של העסק, כולל למשל החזרי הלוואות, ולכן נותנים תמונה מהימנה ומדויקת. בעזרתם יכול להבין בעל העסק איפה הוא עומד באמת, כמה הוא מרוויח, איפה נמצאות נקודות הכוח ואיפה נקודות הכשל. מכאן ניתן להתחיל לפעול לשיפור באופן מאורגן ומסודר עם הרגליים על הקרקע. יתר על כן, הדוחות שמוציא היועץ העסקי, בניגוד לאלו של רואה החשבון, הינם רלוונטיים להתנהלות השוטפת בעסק ומצביעים על מה שקורה בזמן אמת.
מלבד דוח רווח והפסד שנותן את התמונה המקיפה יותר, במידת הצורך יכול היועץ העסקי להוציא דוחות נוספים כמו דוחות למוצרים ופרויקטים ספציפיים, לסייע ביצירת דוח תזרים מזומנים נכון ומקצועי, לעזור בהכנת התקציב הנגזר מהנתונים הכלכליים, ההערכות והפרויקטים השונים, וכן הלאה. אם כבר הזכרנו את תזרים המזומנים, זהו כמובן יסוד חשוב ובסיסי להתנהלות שלכל עסק, אולם לצערנו לעיתים קרובות הניהול אינו נכון ואפילו לא מתקיים כלל. שוב, הדבר יכול לקרות מפני שלבעלים אין מספיק זמן לנהל כהלכה את ההיבט הפיננסי, מפני שאין הבנה מספקת של התחום הכלכלי, ומפני שמסתמכים יתר על המידה על הדוחות של רואה החשבון. מכאן קצרה הדרך למצב בו עסק ששורת הרווח הנקי שלו חיובית (במקרה הטוב), אבל למרבה ההפתעה הוא מתמודד עם תזרים שלילי ומתקשה לשלם משכורות ולעמוד בהתחייבויות.
מצד שני, חשוב לזכור שניהול תזרים מזומנים אינו משימה לגאונים בלבד. היועץ העסקי, אשר יסביר לכם לגבי כל הדוחות הכלכליים וידאג שתבינו אותם היטב, יעזור גם לבנות דוח תזרים מזומנים ויסביר כיצד ליצור ולנהל אותו לבד. זוהי הדרך לדעת איפה אתם עומדים ומהי כמות הנכסים הנזילים שעומדת לרשותכם. בלעדי הדוח ובלי לנהל את התזרים, אפשר להגיע בקלות רבה לחריגות ממסגרת האשראי ומכאן לנטילת הלוואות שאינן מיועדות להתפתחות וצמיחה, לריביות חריגות, לנקודות שחורות בבנק, ולמעגל חובות והלוואות נוספות.
לגבי הלוואות, כדאי לומר כמה מילים על ההתחייבות הגדולה הזאת, שלא תמיד בעלי עסקים מבינים את מכלול ההשלכות והמשמעויות שלהן. למעשה, במקרים רבים סקירה של ההלוואות על ידי יועץ עסקי מיומן מראה שהן נלקחו בתנאי החזר שאינם מתאימים לעסק, בריביות גבוהות מהאפשרי, ו/או שהן משמשות את בעל העסק בתור "תרופת פלא" שרק הולכת וחונקת את שורת הרווח הנקי. ביכולתו של היועץ לעשות סדר בנושא ההלוואות ובמידת הצורך הוא גם יכול לסייע בסגירת הלוואות שאינן טובות או נחוצות, ובמחזור הלוואות כך שיינתנו בתנאים יותר טובים.
לעשות סדר בתמחור
מקום נוסף שבו חשוב מאוד לעשות סדר הוא בתמחור המוצרים והשירותים של העסק. במקרים רבים התמחור של עסקים הינו נמוך מדי ופוגם ברווחיות הפוטנציאלית, עד כדי פעילות בהפסד על מוצרים מסוימים. זאת מכיוון שהתמחור נערך באופן חפוז, או ללא הבנה מספקת, ובכל מקרה מבלי לקחת בחשבון את מכלול ההיבטים: עלויות ייצור/אספקה, תקורות, מחירים של מתחרים, שולי רווח מקובלים בענף, שאיפות הרווח של בעל העסק, מוניטין ומיתוג, היבטים ייחודיים של העסק ומוצריו, וכן הלאה. יועץ עסקי הסוקר את התמחור של המוצרים, הפרויקטים והשירותים השונים שמציע העסק יכול בהחלט לעזור בנושא, ולבצע תמחור מסודר, נכון ומקצועי. מדובר בתמחור מחודש המביא להגדלה של הרווחיות שאיתו אפשר להמשיך לרוץ לאורך תקופה ארוכה, עם ביצוע שינויים קטנים מעת לעת במידת הצורך.
לעשות סדר בהוצאות
כפי שאמרנו בתחילת המאמר, עם השנים מסגלים לעצמם בעלי עסקים דרכי התנהלות מסוימות, כמו "טייס אוטומטי" שאינו תמיד יעיל, והדבר נכון גם לגבי ההוצאות. הסקירה של היועץ העסקי יכולה להעלות תובנות חשובות בנושא זה, ולצעדים שיובילו לחיסכון משמעותי. כך לדוגמא, חשוב להבין בדיוק כמה אתם משלמים לספקים והאם באמת מציעים לכם את המחירים הטובים ביותר שאפשר להשיג כיום, כמה יוצא לכם על השכירות והארנונה והאם יש אפשרויות עדיפות, מהן ההוצאות השונות שמרכיבות את שרשרת הייצור/האספקה והיכן ניתן לחסוך, האם יש משרות ומשכורות שאינן מצדיקות את עצמן עוד וכיצד ניתן לשפר את המצב, מה קורה עם הרכבים, תקציב הפרסום, ההוצאות המשרדיות, החשמל וכן הלאה. בקיצור, לעשות סדר בהוצאות ולראות היכן ניתן לשפר, להתייעל ולחסוך, כאשר היועץ העסקי יכול להביא תובנות חשובות בנושא שלרוב אינן עולות על דעתם של בעלי עסקים, או שאינם יודעים כיצד ליישמן.
התייעלות בהתנהלות השוטפת
הבלאגן בעסק בהחלט יכול להתבטא גם בהתנהלות היומית הניכרת לעין, החל בתפוקה והמורל של העובדים, דרך איכות המענה ללקוחות, חיכוכים ואי הבנות בין עובדים לבעלים, כפלי תפקידים, הוצאות מיותרות, וכן לחצים ועומסים נפשיים שעימם המנהל מתמודד. לכן, יצירת סדר בבלאגן צריכה לעבור גם דרך בדיקת ההתנהלות השוטפת ובמידת הצורך גם ביצוע שינויים בתחום הזה. לשם כך היועץ העסקי מביא עימו ארגז כלים ניהולי עשיר העומד לרשות הבעלים ומחזק אותם מבחינה מקצועית ואישית כאחת. לדוגמא, הייעוץ עשוי להתמקד בניהול הזמן של הבעלים וכיצד הם יכולים לתעדף משימות בצורה נכונה ויעילה יותר, ללא התפזרות על מגוון משימות באופן לא אפקטיבי. כיצד עוברים מהתנהלות לחוצה ומעייפת של כיבוי שריפות לעבר האצלת סמכויות נכונה, חלוקת תפקידים יעילה, בחירת האנשים הנכונים למשימות השונות, עידוד העובדים על ידי דוגמא אישית, מנהיגות וגם תמריצים במידת הצורך, וכן הלאה.
עובדים רק עם תוכנית עסקית
תוכנית עסקית היא יסוד ובסיס להתנהלות מאורגנת של העסק. למעשה, היא לוקחת את מכלול הנתונים שעלו בבדיקה של היועץ העסקי, את הצעדים לארגון, סידור ושיפור, והופכת אותם לתוכנית עבודה ברורה ומפורטת. בתוך כך, היא נותנת תחזית מפורטת של ההוצאות וההכנסות בעסק בכל חודש לשנה או השנתיים הקרובות, ועוסקת בכלל ההיבטים והפעילויות של העסק – את חלקם הזכרנו לעיל ועוד רבים אחרים. התוכנית העסקית נותנת שמה לכם ביד מפה שמראה תמיד היכן אתם עומדים, להיכן את רוצים להגיע וכיצד אתם עומדים לעשות זאת. היא שמאפשרת לכם להמשיך ולהתנהל באופן מסודר ומאורגן, ולהגיע בהדרגה ובביטחון אל היעדים גם אל מול שינויים ותמורות בענף ובמשק. היועץ העסקי בונה ביחד אתכם את התוכנית העסקית וממשיך ללוות את היישום שלה גם לאחר מכן, בעודו בוחן את התוצאות בפועל לעומת התחזיות, מסייע בביצוע שינויים במידת הצורך, וזמין למענה על שאלות, התלבטויות ועזרה בקבלת החלטות.
לפרטים נוספים בנושא ולקביעת פגישת ייעוץ ללא התחייבות