עם התפתחות הטכנולוגיה, התפתחו והשתכללו גם שיטות העבודה במגוון התחומים במשק ובהתאמה פותחו גם תוכנות מחשב שנועדו לייעל את העבודה, להקל על העובד, לספק לעסק מגוון כלים ודוחות הנחוצים לפעילות השוטפת ועבור תהליכי מעקב ובקרה.
כיום, מוצע מגוון רחב ביותר של תוכנות ייעודיות, כאשר לכל תוכנה ישנו תחום ספציפי אליו מיועדת ומרביתן ניתנות לשימוש במגוון הענפים השונים במשק. התחומים הנפוצים ביותר הינם תחומי השיווק, ניהול הלקוחות, ניהול המלאי וניהול פיננסי. השימוש בתוכנות אלה הכרחי בכל חברה ועסק, על מנת לאפשר התנהלות נכונה, סדר, פיקוח, מעקב ובקרה.
להלן הסברים על תפקידן של חלק מהתוכנות, בחלוקה לפי הקטגוריות העיקריות, כמו גם השימושים העיקריים והתועלות שמספקות לעסק:
תוכנת CRM
מערכת CRM (Customer Relation Management) כשמה כן היא – מערכת לניהול לקוחות. זוהי מערכת הכוללת מגוון כלים ניהוליים המשמשים לריכוז כלל המידע הנוגע ללקוחות הקיימים והפוטנציאליים של העסק: פרטי לקוחות, מעקב אחר טיפול בלקוחות (Follow Up), תיעוד ההתקשרויות עם הלקוח, תמונת מצב של מחזור החיים של כל לקוח, תיעוד פעילויות הלקוח ורכישותיו מול העסק, פניות הלקוח ותיעוד התקשרויותיו ועוד.
מטרתה של תוכנה זו להקל על ניהול לקוחות העסק באמצעות ממשק נוח ואינטואיטיבי הניתן לתפעול בקלות על ידי נושאי התפקידים הרלוונטיים בעסק. תפקידו של ממשק זה לנתח את הלקוחות, את התנהגותם הצרכנית, את השירות הניתן להם ואת השפעתו על התנהגותם ועל הנעתם לפעולה. כל זאת לטובת התייעלות העסק, חיזוק הקשר עם לקוחותיו ומציאת הזדמנויות עסקיות להמשך פיתוחו.
כמו כן, מערכות מסוג זה האוגרות כמויות מידע רבות, מספקות דוחות רלוונטיים ועניינים ומאפשרות שליפה נוחה ומהירה של המידע הנשמר הן על הלקוח והן על פעילותו, בכל רגע נתון.
מערכות דיוור
מערכת דיוור הינה כלי שיווקי נפוץ, המשמש לשליחת הודעות חד פעמיות לכמות גדולה של נמענים, הכנת סדרות מסרים, ניהול רשימות תפוצה, ניתוח סטטיסטי וביצוע פעולות פילוח, יצירת דפי נחיתה אליהם יופנו הנמענים ובהם טפסים שהפרטים הנקלטים בהם מתקבלים ונשמרים במערכת.
לשימוש במערכת דיוור יתרונות רבים ובהם:
- העברת הודעות לכמות נמענים גדולה ביותר בעלויות נמוכות יחסית.
- אפקטיביות גבוהה בחשיפה לנמענים.
- המסרים מועברים במהירות ובאופן די מיידי.
- פניה ישירה לקהל היעד הרלוונטי מתוך הלקוחות (או המתעניינים) הרלוונטיים.
- מעקב פשוט אחר מי שהגיבו לדיוור שקיבלו והאם הנעתם לפעולה צלחה (הזמנת המוצר / השירות).
מערכות הדיוור נמצאות כיום בשימוש חברות רבות, גדולות כקטנות, משמשות ככלי פרסומי ושיווקי ומהוות כחלק בלתי נפרד מאסטרטגיית השיווק של העסק.
חשבונית דיגיטלית
חשבונית דיגיטלית הינה חשבונית לכל דבר, כשההבדל המהותי בינה לבית חשבונית רגילה הינו בכך שהיא מבוססת על מסמך ממוחשב. תהליך ההפקה של החשבונית מתבצע באופן ידני , או לחלופין בצורה אוטומטית וכולל חתימה דיגיטלית.
כיום ישנן תוכנות רבות המאפשרות לכל בעל עסק להפיק חשבוניות וקבלות, כקבוע בחוק, באופן מאובטח וללא כל צורך בידע או הכשרה קודמים. באופן זה, ניתן לגבות תשלומים, לדווח על הכנסות ולבצע מעקב, ללא כל צורך במחלקת הנהלת חשבונות ובהוצאה נוספת.
בין היתרונות הרבים בשימוש בחשבונית דיגיטלית, ישנם גם היכולת להפיק את החשבוניות והקבלות מכל מקום ובכל שעה, החיסכון הרב בזמן (תהליך הפקה פשוט, מהיר ואינטואיטיבי), העובדה שמדובר בפתרון ירוק וידידותי לסביבה (ללא כל צורך בהדפסות) וכמובן גם האפשרות לעצב את החשבונית לפי רצונכם וטעמכם.
כל הפתרונות לעסק במקום אחד
ישנם אתרים שונים אשר בהם תוכלו למצוא מגוון ספקים מורשים של תוכנות החיוניות לעסקים כגון בניית חנות וירטואלית ומאפשרות למשתמש בהן לייעל את תהליכי העבודה והתפוקה ואף לחסוך במשאבים ובכסף.